Peppol verplicht vanaf 2026: hoe ga je om met algemene voorwaarden op een factuur?

Vanaf 1 januari 2026 wordt e-facturatie via het Peppol-netwerk verplicht voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen bij B2B-transacties. Daarmee wil de overheid de digitale boekhouding versnellen en btw-fraude terugdringen. Maar deze omschakeling roept bij veel ondernemers en boekhouders vragen op: hoe zit het dan met onze algemene voorwaarden? En mag je de factuur ook nog via e-mail versturen?

In dit artikel leggen we je precies uit wat kan, wat mag en wat je best vermijdt. Voor specifieke begeleiding op maat, raden we je aan contact op te nemen met ons kantoor via de contactpagina.

Wat is Peppol?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine en is een Europees netwerk voor elektronische facturatie. Het maakt gebruik van Universal Business Language bestanden (UBL) waarmee je facturen gestructureerd en wettelijk geldig verzendt tussen bedrijven en overheden.

Verplichting Peppol

Vanaf 1 januari 2026 wordt het gebruik van Peppol ook in België verplicht voor B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. De klassieke PDF-factuur via e-mail voldoet dan niet meer.

Wat met je algemene voorwaarden?

Bij een klassieke factuur voeg je vaak je algemene voorwaarden toe als PDF-bijlage, verwijs je ernaar via een link, of, heel klassiek, druk je ze af op de achterkant. In een Peppol-factuur (UBL-formaat) is daar geen plaats voor: er is geen mogelijkheid om een PDF toe te voegen als bijlage.

Gevolg: veel ondernemingen worstelen met de vraag hoe ze hun algemene voorwaarden nog correct kunnen meedelen en afdwingen.

Oplossingen om je algemene voorwaarden toch correct te vermelden

1. Werk met voorafgaande overeenkomsten

De juridisch sterkste aanpak is om te werken met:
– Offertes
– Bestelbonnen
– Samenwerkingsovereenkomsten

waarin je duidelijk vermeldt dat je algemene voorwaarden gelden. Best is deze voorafgaande documenten effectief te laten tekenen door je klant zodat deze de algemene voorwaarden ook expliciet aanvaardt.

2. Zet een link naar de voorwaarden in je Peppol-factuur

In het vrije tekstveld van het UBL-bestand kun je eenvoudig een link opnemen naar je algemene voorwaarden, bijvoorbeeld: www.bedrijf.be/algemenevoorwaarden.

Veel boekhoud- en facturatieplatformen laten dit vrije tekstveld zien aan de ontvanger.
Dat geldt vooral voor klanten die hun facturen bekijken via een klantenportaal — dit kan geïntegreerd zijn in de boekhoudsoftware, of extern via bijvoorbeeld Doccle of een Peppol-viewer. In dat geval verschijnt de link meestal duidelijk zichtbaar onderaan de PDF of in het factuurdetail.

Let op: dit is niet altijd gegarandeerd. Sommige software toont de tekst helemaal niet of gebruikt die alleen intern. Klanten die facturen automatisch laten inboeken, zien het vrije veld vaak niet.

Tip: gebruik de link in het UBL-bestand als extra bevestiging, maar nooit als enige manier om je voorwaarden te delen.

3. Vermelding op de factuur zelf

Stuur je samen met de Peppol-factuur ook nog een PDF van de factuur mee, dan kan je een standaardtekst toevoegen in de beschrijving of voetnoot van je factuur, zoals bijvoorbeeld:

“Op deze factuur zijn de algemene voorwaarden van [Bedrijfsnaam] van toepassing, beschikbaar op www.bedrijf.be/algemenevoorwaarden.”

Als de factuur het enige document is waarop er een verwijzing is naar je voorwaarden, kan er juridisch wel een problematische situatie ontstaan omdat de PDF-factuur verschillend is van de Peppol-factuur, zodat er discussie kan over bestaan welke versie van de factuur dan van toepassing is.

Mag je de factuur ook nog per e-mail verzenden?

Ja, dat is toegelaten — en zelfs aanbevolen als je daarmee extra informatie wil meegeven zoals je algemene voorwaarden.
Maar let op voor misverstanden: dubbele verzending kan leiden tot verwarring als je klant denkt dat het om twee aparte facturen gaat. Zoals hierboven gezegd kan er ook discussie ontstaan als er verschillen zijn tussen de PDF-factuur en de Peppol-factuur.

Beste praktijk: combineer Peppol én e-mail mét duidelijke uitleg

Volg twee eenvoudige stappen:
• Stap 1: Verstuur de officiële factuur via Peppol met link naar de voorwaarden in het ULB-bestand
• Stap 2: Verstuur een e-mail met kopie + voorwaarden

Wens je begeleiding bij de opmaak van een juridisch sluitende e-mailtekst? Aarzel niet en neem contact op met één van onze collega’s bij Interius Advocaten. Wij helpen jou met veel plezier en professionaliteit verder.

Opgelet: belangrijke juridische nuance

Een link naar je algemene voorwaarden in het Peppol-bestand alleen is onvoldoende om ze juridisch afdwingbaar te maken. Volgens het Belgisch contractenrecht zijn algemene voorwaarden slechts bindend als de klant er effectief kennis van kon nemen vóór of bij het sluiten van de overeenkomst.

Veel boekhoudpakketten tonen de link uit het UBL-bestand niet zichtbaar aan de eindgebruiker, wat tot betwistingen kan leiden. Gebruik die link daarom enkel als aanvullende vermelding, niet als enige.
Combineer dus steeds met:
– Een duidelijke tekst op de zichtbare factuur (voetnoot)
– Een e-mail met de voorwaarden in bijlage (PDF)
– Idealiter: voorafgaande contractuele aanvaarding (via offerte of bestelbon)

Professionele hulp nodig?

Wil je je algemene voorwaarden updaten, je facturatieproces klaarstomen voor 2026, of je Peppol-integratie juridisch afstemmen?
Wij staan klaar om je te begeleiden, zowel technisch als juridisch.
Contacteer Interius Advocaten voor een vrijblijvende analyse.